Σφραγίδα της Χάγης

Με την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille) βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και, ενδεχομένως η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο. Η επισημείωση τίθεται στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόσθεμα και οι σχετικές ενδείξεις που φέρει κάθε επισημείωση (ο αύξων αριθμός, η ημερομηνία επισημείωσης, το όνομα του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε) καταχωρούνται σε βιβλίο ή ευρετήριο το οποίο οφείλει να τηρεί κάθε αρχή που ορίζεται αρμόδια να χορηγεί την επισημείωση. Με τη Σφραγίδα Apostille, το έγγραφό σας δε χρειάζεται επιπλέον επικύρωση από φορείς της χώρας προς την οποία προορίζετε να το καταθέσετε, με την προϋπόθεση ότι η χώρα στην οποία βρίσκεται ο φορέας που θα το προσκομίσετε αποτελεί συμβαλλόμενο μέρος της σχετικής σύμβασης της Χάγης.

Σύμφωνα με την σχετική σύμβαση της Χάγης και προκειμένου ένα έγγραφο να επισημειωθεί με την σφραγίδα της Χάγης – Apostille, πραγματοποιείται ο έλεγχος που απαιτείται για να εξακριβωθεί η προέλευση του εγγράφου που προσκομίζεται για επικύρωση. Με αυτόν τον τρόπο, εξακριβώνεται αν αυτός που έχει υπογράψει το συγκεκριμένο έγγραφο ήταν όντως ο αρμόδιος να το πράξει.

Η ακρίβεια και η εγκυρότητα του περιεχομένου του εγγράφου σε καμία περίπτωση δεν πιστοποιείται από την επισημείωση αυτού με την Σφραγίδα της Χάγης.

Προσοχή: Η Επισημείωση ενός εγγράφου με την Σφραγίδα της Χάγης προηγείται της επίσημης μετάφρασης αυτού.

Η χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης είναι βασική προϋπόθεση προκειμένου να γίνουν δεκτά τα έγγραφά σας μεταξύ των Κρατών μελών της Σύμβασης της Χάγης και εκείνων των Κρατών που δεν έχουν προβάλλει αντίρρηση ή επιφύλαξη κατά της προσχώρησης κάποιου άλλου Κράτους στην σχετική σύμβαση.

Η επίθεση της Επισημείωσης πάνω στο σχετικό έγγραφο αποτελεί αποτέλεσμα της ταχείας και απλουστευμένης διαδικασίας που προβλέπεται από τη Σύμβαση, η οποία καταργεί για τα συμβαλλόμενα μέρη την υποχρέωση Προξενικής Θεώρησης.

Η Σύμβαση της Χάγης δεν θέτει χρονικό περιορισμό στην ισχύ της Επισημείωσης. Μια επισημείωση, που έχει χορηγηθεί εγκύρως, έχει ισχύ όσο είναι αναγνωρίσιμη και παραμένει πάνω στο υποκείμενο δημόσιο έγγραφο.

Η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) ακολουθεί ένα προκαθορισμένο σχήμα, το οποίο αναφέρεται αναλυτικώς στο κείμενο της σχετικής σύμβασης της Χάγης, και πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις ακόλουθες πληροφορίες:

1. Χώρα έκδοσης του εγγράφου
2. Ποιος έχει υπογράψει το έγγραφο
3. Η ιδιότητα του υπογράφοντος το έγγραφο
4. Εκδούσα αρχή του εγγράφου
5. Τόπος έκδοσης του εγγράφου
6. Ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου
7. Εκδούσα αρχή Σφραγίδας της Χάγης
8. Αριθμός πιστοποίησης Σφραγίδας της Χάγης
9. Σφραγίδα της εκδούσας αρχής
10. Υπογραφή του εκπροσώπου της εκδούσας αρχής

Κάθε στοιχείο πρέπει να συμπληρώνεται στο βαθμό που είναι διαθέσιμη η σχετική πληροφορία. Κανένα στοιχείο δεν πρέπει να μείνει κενό, ενώ εάν κάποιο στοιχείο δεν ισχύει, θα πρέπει να αναγράφεται ως «μη εφαρμόσιμο».

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία που ορίζει τις αρμοδιότητες των περιφερειών (δηλαδή τις διατάξεις του άρθρου 280, παρ1. του Ν.3852/2010, ΦΕΚ 87/Α’/7-6-2010, όπως ισχύει, (του ιδρυτικού νόμου 2503/1997 – ΦΕΚ 107 Α’) και του άρθρου 186 του νόμου 3852/2010, καθώς και του νόμου 1497/1984 – ΦΕΚ Α’ 188/27-11-1984, ο οποίος και κύρωσε την Σύμβαση της Χάγης) οι ελληνικές αρχές που χορηγούν την Επισημείωση του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης είναι:

• Οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις
• Οι Περιφέρειες για τα έγγραφα των υπηρεσιών της περιφέρειας
• Τα Πρωτοδικεία για τα δικαστικής φύσεως έγγραφα

Πολλές φορές επικρατεί σύγχυση σχετικά με το είδος του εγγράφου στο οποίο μπορεί να τεθεί η Σφραγίδα της Χάγης. Σε γενικές γραμμές η σφραγίδα Apostille μπορεί να τεθεί σε πληθώρα εγγράφων, είτε αυτά είναι δημόσια, είτε ιδιωτικά.

Πιο συγκεκριμένα όμως για να εξακριβωθεί σε ποια έγγραφα μπορεί να τεθεί η σφραγίδα Apostille εξετάζεται η δημιουργία ενός εγγράφου. Ως δημιουργία εννοούμε τη σύνταξη του εγγράφου, την υπογραφή του από τον υπάλληλο που το έχει εκδώσει και ενδεχομένως την επί αυτού θέση σφραγίδας ή επισήματος από την εκδούσα αρχή.

Η γνησιότητα της υπογραφής του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε είναι τα μοναδικά και απαραίτητα στοιχεία η ύπαρξη των οποίων πρέπει να βεβαιωθεί για να επιτεθεί στο έγγραφο η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille).

Τα παραπάνω στοιχεία είναι σε θέση να επιβεβαιώνουν η εκδούσα αρχή και οι αρμόδιες υπηρεσίες που χορηγούν τη Σφραγίδα της Χάγης, οι οποίες έχουν δείγματα υπογραφών των υπαλλήλων με δικαίωμα υπογραφής εγγράφων, πρωτοτύπων ή ακριβών αντιγράφων, δεκτικών λήψης της Σφραγίδας της Χάγης ή Προξενικής Θεώρησης.

Κατ’ αυτό τον τρόπο, η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε πρωτότυπα έγγραφα, ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου.

Αυτό σημαίνει ότι δεν χορηγείται σε επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν γίνει από δικηγόρους, ΚΕΠ (με εξαίρεση όσων βεβαιώνεται το γνήσιο της υπογραφής), αστυνομικά τμήματα (με εξαίρεση έγγραφα τα οποία έχουν εκδοθεί από αρχές που υπάγονται στις Διευθύνσεις και Υποδιευθύνσεις Ασφαλείας της Ελληνικής Αστυνομίας και τα οποία απαραιτήτως πρέπει να επικυρωθούν από αυτές τις αρχές για να μπορέσουν να επισημειωθούν με την σφραγίδα Apostille) ή άλλες δημόσιες υπηρεσίες. Η Σφραγίδα της Χάγης δεν εφαρμόζεται, επίσης σε απλά φωτοαντίγραφα, σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω τηλεομοιοτυπίας, δηλαδή μέσω FAX, ούτε σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία εκτυπωθεί.

Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε δημόσια έγγραφα αλλά και σε ιδιωτικά, εφόσον έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο, από δημόσια διοικητική αρχή ή τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ).

Ως δημόσιο έγγραφο θεωρείται το έγγραφο που συντάσσεται από αρχή ή άτομο που ενεργεί με επίσημη ιδιότητα και περιλαμβάνει όλες τις κατηγορίες των εγγράφων που παρατίθενται στο Άρθρο 1 παρ. 2 της Σύμβασης. Ο καθορισμός του ορισμού ενός δημοσίου εγγράφου αφορά αποκλειστικά τη νομοθεσία του Κράτους προέλευσης.

Δεν είναι δυνατή η κατάρτιση ενός πλήρους καταλόγου όλων των δημοσίων εγγράφων που συντάσσονται στα Κράτη μέλη, ή η καταγραφή όλων των υπαλλήλων και αρχών που μπορούν να συντάσσουν δημόσια έγγραφα σε αυτά τα Κράτη.

Έτσι, ενδεικτικά, σύμφωνα με το άρθρο. 1 παρ. 2 της Σύμβασης δημόσια έγγραφα θεωρούνται:

1. Τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του Κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από την εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή,

2. Τα διοικητικά έγγραφα:

• πιστοποιητικά γέννησης, θανάτου και γάμου, καθώς και πιστοποιητικά περί μη κωλύματος,
• αποσπάσματα από επίσημα μητρώα (μητρώα επιχειρήσεων, μητρώα περιουσιακών στοιχείων, μητρώα πνευματικής ιδιοκτησίας, μητρώα πληθυσμού),
• δικαιώματα ευρεσιτεχνίας ή άλλα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας,
• χορηγήσεις αδειών,
• ιατρικά πιστοποιητικά και υγειονομικά πιστοποιητικά,
• ποινικά μητρώα και
• εκπαιδευτικά έγγραφα

3. Οι συμβολαιογραφικές πράξεις

4. Οι επίσημες βεβαιώσεις, όπως βεβαιώσεις καταχωρίσεως, θεωρήσεις για βέβαιη χρονολογία και επικυρώσεις υπογραφής που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο.

Η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται ωστόσο στα έγγραφα που εκδόθηκαν από διπλωματικούς ή προξενικούς πράκτορες, καθώς και στα διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη.

Η Σφραγίδα της Χάγης χορηγείται σε ιδιωτικό έγγραφο εφόσον έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του υπογράφοντος το έγγραφο, από δημόσια διοικητική αρχή ή τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ).

Ιδιωτικά είναι τα έγγραφα που δεν είναι δημόσια. Γίνεται κατανοητό ότι δεν είναι δυνατή η κατάρτιση ενός πλήρους καταλόγου όλων των ιδιωτικών εγγράφων. Ενδεικτικά, ιδιωτικά έγγραφα θεωρούνται:

1. Τα ιδιωτικά συμφωνητικά

2. Τα έγγραφα ιδιωτικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων

• Έγγραφα ιδιωτικών ΙΕΚ
• Λοιπά εκπαιδευτικά ιδρύματα

3. Τα έγγραφα ιδιωτικών Νοσηλευτικών Ιδρυμάτων

• Έγγραφα ιδιωτικών κλινικών
• Έγγραφα ιδιωτικών νοσοκομείων (ιατρικές γνωματεύσεις, βεβαιώσεις, κτλ.)
• Έγγραφα από ιδιώτη γιατρό

4. Τα έγγραφα εταιρειών

• Έγγραφα Εταιρειών του εσωτερικού
• Έγγραφα Εταιρειών του εξωτερικού
• Έγγραφα Εταιρειών από το Γ.Ε.ΜΗ (Γενικό Εμπορικό Μητρώο)

5. Τα έγγραφα ιδιωτών Δικαστικών Επιμελητών (οι οποίοι δεν ανήκουν στο Πρωτοδικείο)

Κράτη που έχουν προσχωρήσει ως μέλη στη Σύμβαση της Χάγης εκδίδουν και αποδέχονται την Σφραγίδα Apostille, η οποία έχει ως κύριο στόχο να απλοποιήσει την επικύρωση των εγγράφων μεταξύ των κρατών μελών. Όταν μια αρμόδια αρχή εντός μιας χώρας – μέλους της σχετικής σύμβασης επισημειώνει ένα έγγραφο με την Σφραγίδα της Χάγης, δεν χρειάζεται να απαιτηθεί ή να ζητηθεί περαιτέρω πιστοποίηση του εγγράφου αυτού από την χώρα υποδοχής αυτού, εφ’ όσον και αυτή αποτελεί μέλος της συγκεκριμένης σύμβασης.

Ποια είναι όμως τα κράτη – μέλη της Σύμβασης της Χάγης;

Πατώντας το σύνδεσμο και ακολουθώντας τις λεπτομερείς οδηγίες ανάγνωσης του σχετικού πίνακα, θα βρείτε έναν λεπτομερή κατάλογο των κρατών – μελών.

Τα κράτη για τα οποία η Χώρα μας έχει εκφράσει αντίρρηση/επιφύλαξη ως προς την προσχώρησή τους είναι οι Κιργιζία, Μογγολία, Ουζμπεκιστάν, Περού, Τυνησία και Φιλιππίνες. Οι χώρες αυτές έχουν συνυπογράψει τη Σύμβαση της 5^ης Οκτωβρίου 1961, η Χώρα μας όμως έχει εγείρει αντιρρήσεις και δεν ισχύει η κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεως των προερχόμενων από τις προαναφερθείσες χώρες εγγράφων του Ν.1497/1984 (ΦΕΚ Α’ 188/27-11-1984).

Η διαδικασία απόκτησης Σφραγίδας της Χάγης, καθώς και η διαδικασία απόκτησης Προξενικής Θεώρησης έχουν ως σκοπό να επικυρώσουν τα έγγραφα με τέτοιο τρόπο ώστε να γίνουν αποδεκτά από το κράτος που προορίζονται να κατατεθούν. Έχει παρατηρηθεί ότι δημιουργείται σύγχυση ως προς το ποια από τις δύο διαδικασίες χρειάζεται να ακολουθηθεί. Παρακάτω παρατίθενται τα σημεία διάκρισής τους.

Πρώτο σημείο διάκρισης μεταξύ των διαδικασιών είναι η χώρα στην οποία προορίζεται να κατατεθεί το έγγραφό σας. Η Σφραγίδα της Χάγης τίθεται μόνο σε έγγραφα που πρόκειται να κατατεθούν σε χώρες – μέλη της Σύμβασης και σε χώρες που η Ελλάδα δεν έχει εκφράσει κάποια αντίρρηση – επιφύλαξη ως προς την προσχώρησή τους. Αντίθετα, η Προξενική Θεώρηση τίθεται σε έγγραφα που θα κατατεθούν σε χώρες – κράτη μη μέλη της Σύμβασης της Χάγης.

Οι δύο διαδικασίες (Σφραγίδα της Χάγης – Προξενική Θεώρηση), επιπλέον, διαφέρουν ως προς τους φορείς στους οποίους απευθυνόμαστε για την αντίστοιχη σφραγίδα. Αρμόδιοι φορείς χορήγησης της Σφραγίδας της Χάγης είναι οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, οι Περιφέρειες και τα Πρωτοδικεία, ανάλογα με το είδος του εγγράφου. Αντίθετα, αρμόδιοι φορείς χορήγησης της προξενικής θεώρησης είναι οι αρμόδιες Πρεσβείες και τα Προξενικά Τμήματα αυτών.

Ουσιώδης διαφορά υπάρχει, επίσης, στη μορφή που παίρνει η κάθε μία Σφραγίδα. Η Σφραγίδα της Χάγης, όπως έχει αναλυθεί και εδώ, είναι ένα κείμενο που τίθεται στο τέλος του εγγράφου, το οποίο παίρνει την μορφή σφραγίδας ή επισήματος. Περιέχει δέκα απαραίτητα στοιχεία και κατά κύριο λόγο είναι γραμμένο στην ελληνική γλώσσα (εφόσον αναφερόμαστε σε ελληνικά έγγραφα). Μερικά παραδείγματα Apostille μπορείτε να δείτε εδώ. Αντίθετα, η Σφραγίδα της Προξενικής Θεώρησης είναι μικρότερη σε έκταση, τίθεται και αυτή στο τέλος του εγγράφου με τη μορφή επισήματος, και η γλώσσα στην οποία εκδίδεται, τις περισσότερες φορές, είναι η γλώσσα της Πρεσβείας από την οποία τίθεται. Μερικά παραδείγματα προξενικής θεώρησης μπορείτε να βρείτε εδώ.

Τέλος, βασική διαφορά μεταξύ των δύο διαδικασιών είναι η χρονική προτεραιότητα που ακολουθείται μεταξύ λήψης σφραγίδας και μετάφρασης. Η λήψη της Σφραγίδα της Χάγης προηγείται της μετάφρασης. Σε πρώτο επίπεδο πραγματοποιείται η λήψη της σφραγίδας Apostille και στη συνέχεια το έγγραφο μαζί με την σφραγίδα μεταφράζονται καταλλήλως, είτε με βάση την γλώσσα της χώρας προορισμού του εγγράφου, είτε με βάση την γλώσσα που έχει ζητήσει ο αρμόδιος φορέας της αλλοδαπής χώρας, στον οποίο και θα κατατεθούν τα έγγραφά σας. Αντιθέτως, η λήψη της Προξενικής Θεώρησης έπεται της μετάφρασης. Πρώτα πραγματοποιείται η επίσημη μετάφραση του εγγράφου, αφού έχει λάβει όλες τις απαραίτητες επικυρώσεις και θεωρήσεις, και στη συνέχεια το έγγραφο επικυρώνεται με την Προξενική Θεώρηση.

Το Apostille.gr αναλαμβάνει την άμεση, ταχεία και αποτελεσματική εκπόνηση και των δύο διαδικασιών, λήψης της Σφραγίδας της Χάγης και Προξενικής Θεώρησης, για ελληνικά ιδιωτικά έγγραφα καθώς και για όλα τα ελληνικά δημόσια έγγραφά σας, όπως για παράδειγμα απολυτήρια, πτυχία, μεταπτυχιακά, διπλώματα, πιστοποιητικά, ληξιαρχικές πράξεις (γέννησης, γάμου, οικογενειακής κατάστασης κλπ), ποινικά μητρώα, αναλυτικές βαθμολογίες, συμβολαιογραφικά έγγραφα και πολλά άλλα.

Αν το έγγραφό σου χρειάζεται να επισημειωθεί με την Σφραγίδα της Χάγης η ομάδα του Apostille.gr είναι η κατάλληλη να σε ενημερώσει σχετικά. Διάβασε προσεκτικά, βήμα προς βήμα, όλη την διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσεις εδώ για να έχεις ένα εγγυημένο αποτέλεσμα.