Προξενική Επικύρωση

Με την Προξενική Θεώρηση – Επικύρωση βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο συντάξας το έγγραφο και ενδεχομένως και η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο. Κατά την διαδικασία της προξενικής θεώρησης υπάρχει μια αδιάσπαστη αλυσίδα θεωρήσεων επί υπογραφών και σφραγίδων κυβερνητικών αξιωματούχων της χώρας προέλευσης καθώς και της χώρας υποδοχής ενός εγγράφου. Η επίθεση της Προξενικής Επικύρωσης πιστοποιεί ότι το έγγραφο αναγνωρίζεται ως καθ’ όλα αυθεντικό στην χώρα που πρόκειται να κατατεθεί.

Η σφραγίδα της Προξενικής Επικύρωσης – Θεώρησης τίθεται στο έγγραφο, αφού προηγηθεί συγκεκριμένη, κατά περίπτωση, διαδικασία, η οποία πολλές φορές έχει αποδειχθεί χρονοβόρα και περίπλοκη.

Τα ελληνικά δημόσια έγγραφα, όπως αυτά ορίζονται από τη Σύμβαση της Χάγης, που έχει κυρωθεί από την Ελλάδα με το Ν.1497/1984, επικυρώνονται από το Υπουργείο στο οποίο υπάγονται και από το Τμήμα Επικυρώσεων του Υπουργείου Εξωτερικών για χρήση σε χώρες εκτός Σύμβασης Χάγης ή σε χώρες για τις οποίες μολονότι αυτές έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση, η χώρα μας έχει εκφράσει αντιρρήσεις (δηλαδή Κιργιζία, Μογγολία, Ουζμπεκιστάν, Περού, Τυνησία και Φιλιππίνες).

Τα αλλοδαπά δημόσια έγγραφα, προκειμένου να γίνουν αποδεκτά από ελληνικές δημόσιες υπηρεσίες, απαιτείται προηγουμένως η νόμιμη κατά περίπτωση επικύρωσή τους. Η επικύρωση προηγείται της επίσημης μετάφρασής τους.

Εάν το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο προέρχεται από Αρχές χωρών που μολονότι έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, η χώρα μας έχει εκφράσει αντιρρήσεις στην προσχώρηση τους αυτή και για όσο διάστημα δεν έχουν αυτές αρθεί, αυτό επικυρώνεται μόνο από το την αρμόδια ελληνική προξενική αρχή.

Εάν το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο προέρχεται από Αρχές χώρας που δεν είναι συμβαλλόμενη στη Σύμβαση της Χάγης ή πρόκειται για δημόσιο έγγραφο που εξαιρείται ρητώς από το κείμενο της Σύμβασης ως προς την επίθεση Σφραγίδας της Χάγης – Apostille, (για παράδειγμα έγγραφα που εκδίδονται από Διπλωματικούς ή Προξενικούς πράκτορες, διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη), απαιτείται, προκειμένου αυτό να γίνει αποδεκτό από ελληνικές δημόσιες υπηρεσίες, η προξενική επικύρωσή του.

Η προξενική επικύρωση μπορεί να τεθεί σε αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο, που εκδίδεται από Αρχές χώρας μη συμβαλλόμενης στη Σύμβαση της Χάγης, από την οικεία ελληνική προξενική αρχή στη χώρα προέλευσης, εφόσον έχει προηγηθεί η επικύρωσή του από το Υπουργείο Εξωτερικών της χώρας προέλευσης του εγγράφου. Εναλλακτικά, το αλλοδαπό δημόσιο έγγραφο μπορεί να επικυρωθεί από το Τμήμα Επικυρώσεων του Υπουργείου Εξωτερικών εφόσον μετά την επικύρωσή του από το Υπουργείο Εξωτερικών της οικείας χώρας επικυρωθεί από την Προξενική Αρχή της χώρας αυτής στην Ελλάδα.

Εξαίρεση: Για έγγραφα προέλευσης Αιθιοπίας, Αλγερίας, Αφγανιστάν, Γκάνας, Ερυθραίας, Ινδονησίας, Ιράκ, Ιράν, Κένυας, Λ.Δ. Κονγκό, Λιβύης, Μάλι, Μπαγκλαντές, Νιγηρίας, Πακιστάν, Σενεγάλης, Σουδάν, Σρι Λάνκα και Φιλιππινών η επικύρωση γίνεται μόνο μέσω της αρμόδιας ελληνικής προξενικής Αρχής.

Έγγραφο που εκδίδεται από Διπλωματική ή Προξενική Αρχή διαπιστευμένη στην Ελλάδα, στο πλαίσιο άσκησης των προξενικών της καθηκόντων, πρέπει να επικυρωθεί από το Τμήμα Επικυρώσεων του Υπουργείου Εξωτερικών ή λόγω εδαφικής αρμοδιότητας από το αντίστοιχο Γραφείο Επικυρώσεων στην Υπηρεσία Διεθνών Σχέσεων (Y.ΔI.Σ.) Θεσσαλονίκης (Διοικητήριο), εκτός των περιπτώσεων που το έγγραφο απαλλάσσεται της υποχρέωσης επικύρωσης λόγω διμερούς ή πολυμερούς συμβατικής υποχρέωσης της Ελλάδας.

Η διαδικασία της προξενικής επικύρωσης χρειάζεται γνώση και εμπειρία, καθώς είναι διαφορετική για κάθε έγγραφο. Η γνώση των απαιτήσεων επικύρωσης κάθε πρεσβείας ή προξενικής αρχής, εξασφαλίζει την μη ύπαρξη περιττών καθυστερήσεων.

Η ομάδα του Apostille.gr γνωρίζει πώς να εφαρμόσει σωστά και αποτελεσματικά τους σχετικούς, κατά περίπτωση, κανόνες για την επίθεση της Προξενικής Θεώρησης και διασφαλίζει ότι τα έγγραφά σας υποβάλλονται σωστά στη σχετική πρεσβεία της αλλοδαπής χώρας στην Ελλάδα και προς την οποία επιθυμείτε να τα καταθέσετε. Καθημερινά επεξεργαζόμαστε μεγάλη ποικιλία εγγράφων, εξασφαλίζοντας την απλή, γρήγορη και εύκολη διεκπεραίωση της όλης της διαδικασίας.

Η επισημείωση της Προξενικής Θεώρησης είναι βασική προϋπόθεση προκειμένου να γίνουν αποδεκτά αλλοδαπά δημόσια έγγραφα είτε σε χώρες που δεν είναι κράτη – μέλη της Σύμβασης της Χάγης, είτε σε χώρες που, ενώ έχουν προσχωρήσει στην Σύμβαση, η Ελλάδα έχει εκφράσει αντιρρήσεις ή επιφυλάξεις ως προς την προσχώρηση αυτή. Μέσω της προξενικής επικύρωσης πιστοποιείται η γνησιότητα του αλλοδαπού εγγράφου και επιβεβαιώνεται ότι το έγγραφο προέρχεται όντως από τον φερόμενο ως συντάκτη του αλλοδαπού εγγράφου. Υφίσταται κάποια μορφή πιστοποίησης γνησιότητας, η ύπαρξη της οποίας απαλλάσσει την χώρα υποδοχής ενός εγγράφου από την υποχρέωση οποιουδήποτε άλλου ελέγχου γνησιότητας.

Δεν τίθεται χρονικός περιορισμός στην ισχύ της Προξενικής Επικύρωσης. Η Προξενική Θεώρηση, που έχει επισημειωθεί εγκύρως σε ένα έγγραφο, έχει ισχύ όσο είναι αναγνωρίσιμη και παραμένει πάνω στο υποκείμενο έγγραφο.

Η Προξενική Θεώρηση – Επικύρωση χορηγείται σε πρωτότυπα έγγραφα, ή σε ακριβή αντίγραφα της εκδούσας αρχής τα οποία έχουν ισχύ πρωτοτύπου. Αυτό σημαίνει ότι δεν χορηγείται σε επικυρωμένα αντίγραφα που έχουν εκδοθεί από δικηγόρους, ΚΕΠ, αστυνομικά τμήματα, ή άλλες δημόσιες υπηρεσίες. Η Προξενική Θεώρηση – Επικύρωση δεν εφαρμόζεται σε απλά φωτοαντίγραφα, σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω τηλεομοιοτυπίας, δηλαδή μέσω FAX, ούτε σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία εκτυπωθεί.

Οι αρμόδιοι φορείς χορήγησης της Προξενικής Θεώρησης είναι

• Για τα ελληνικά δημόσια έγγραφα: οι αρμόδιες Πρεσβείες, και τα Προξενικά Τμήματα αυτών, στην Ελλάδα της αλλοδαπής χώρας, στην οποία πρόκειται να κατατεθεί το έγγραφό σας
• Για τα αλλοδαπά δημόσια έγγραφα: οι ελληνικές αρμόδιες προξενικές αρχές στη χώρα προέλευσής τους.

Η Προξενική Θεώρηση τίθεται με την μορφή επισήματος στο τέλος του εγγράφου. Τις περισσότερες φορές το επίσημα της Προξενικής Θεώρησης είναι γραμμένο στην γλώσσα της χώρας υποδοχής, της χώρας δηλαδή στην οποία πρόκειται να κατατεθεί το έγγραφο. Μερικά παραδείγματα προξενικής θεώρησης μπορείτε να βρείτε εδώ.

Η διαδικασία απόκτησης Προξενικής Θεώρησης γίνεται προκειμένου να επικυρώσετε τα έγγραφά σας με τέτοιο τρόπο ώστε να γίνουν απολύτως αποδεκτά από το αλλοδαπό κράτος που προορίζονται να κατατεθούν. Έχει παρατηρηθεί ότι δημιουργείται σύγχυση ως προς το αν χρειάζεται να ακολουθηθεί η διαδικασία της Προξενικής Θεώρησης ή η διαδικασία της Σφραγίδας της Χάγης, όταν χρειάζεται τα έγγραφά σας να κατατεθούν στο εξωτερικό. Παρακάτω παρατίθενται κάποια βασικά σημεία διάκρισής μεταξύ Προξενικής Θεώρησης και Σφραγίδας της Χάγης.

Πρώτο σημείο διάκρισης μεταξύ των διαδικασιών είναι η χώρα στην οποία προορίζεται να κατατεθεί το έγγραφό σας. Η Σφραγίδα της Χάγης τίθεται μόνο σε έγγραφα που πρόκειται να κατατεθούν σε χώρες – μέλη της Σύμβασης και σε χώρες που η Ελλάδα δεν έχει εκφράσει κάποια αντίρρηση – επιφύλαξη ως προς την προσχώρησή τους. Αντίθετα, η Προξενική Θεώρηση τίθεται σε έγγραφα που θα κατατεθούν σε χώρες – κράτη μη μέλη της Σύμβασης της Χάγης.

Οι δύο διαδικασίες (Προξενική Θεώρηση – Σφραγίδα της Χάγης) διαφέρουν, επιπλέον, ως προς τους φορείς στους οποίους απευθυνόμαστε για την αντίστοιχη σφραγίδα. Αρμόδιοι φορείς χορήγησης της προξενικής θεώρησης είναι οι ευρισκόμενες στην Ελλάδα αρμόδιες αλλοδαπές Πρεσβείες και τα Προξενικά Τμήματα χωρών στις οποίες πρόκειται να κατατεθούν τα έγγραφά σας και  αντιστρόφως οι ελληνικές αρμόδιες προξενικές αρχές στη χώρα προέλευσής τους. Αντίθετα, αρμόδιοι φορείς χορήγησης της Σφραγίδας της Χάγης είναι οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, οι Περιφέρειες και τα Πρωτοδικεία.

Ουσιώδης διαφορά υπάρχει, επίσης, στη μορφή που παίρνει η κάθε μία Σφραγίδα. Η Προξενική Θεώρηση είναι αρκετά μικρή σε έκταση σε σχέση με την Σφραγίδα Apostille, τίθεται στο τέλος του εγγράφου με τη μορφή επισήματος, και η γλώσσα στην οποία εκδίδεται, τις περισσότερες φορές, είναι η γλώσσα της Πρεσβείας από την οποία τίθεται. Μερικά παραδείγματα προξενικής θεώρησης μπορείτε να βρείτε εδώ. Η Σφραγίδα της Χάγης είναι ένα κείμενο που τίθεται στο τέλος του εγγράφου, το οποίο παίρνει την μορφή σφραγίδας ή επισήματος. Περιέχει δέκα απαραίτητα στοιχεία, τα οποία μπορείτε να δείτε εδώ, και κατά κύριο λόγο συντάσσεται στην ελληνική γλώσσα. Μερικά παραδείγματα Σφραγίδας της Χάγης μπορείτε να βρείτε εδώ.

Τέλος, βασική διαφορά μεταξύ των δύο διαδικασιών είναι η χρονική προτεραιότητα που ακολουθείται μεταξύ λήψης σφραγίδας και μετάφρασης. Η λήψη της Προξενικής Θεώρησης έπεται της μετάφρασης. Πρώτα πραγματοποιείται η επίσημη μετάφραση του εγγράφου, αφού έχει λάβει όλες τις απαραίτητες επικυρώσεις και θεωρήσεις, και στη συνέχεια το έγγραφο επικυρώνεται με την Προξενική Θεώρηση. Αντιθέτως, η λήψη της Σφραγίδας της Χάγης προηγείται της μετάφρασης. Σε πρώτο επίπεδο πραγματοποιείται η λήψη της σφραγίδας Apostille και στη συνέχεια το έγγραφο μαζί με την σφραγίδα μεταφράζονται καταλλήλως, είτε με βάση την γλώσσα της χώρας προορισμού του εγγράφου, είτε με βάση την γλώσσα που έχει ζητήσει ο αρμόδιος φορέας της αλλοδαπής χώρας, στον οποίο και θα κατατεθούν τα έγγραφά σας.

Αν το έγγραφό σου χρειάζεται να επισημειωθεί με την Προξενική Επικύρωση η ομάδα του Apostille.gr είναι η κατάλληλη να σε ενημερώσει σχετικά. Διάβασε προσεκτικά, βήμα προς βήμα όλη την διαδικασία που πρέπει να ακολουθήσεις εδώ για να έχεις ένα εγγυημένο αποτέλεσμα.